Como gerir o meu tempo de forma eficaz?
Em muitas situações somos confrontados com a questão de não conseguirmos concluir as nossas tarefas no período desejado e confortámo-nos com a justificação da falta de tempo. A realidade é que nós temos sempre tempo para realizar as tarefas é só mesmo necessário aprendermos a gerir o nosso tempo da forma mais eficaz possível.
E agora surge-te a questão, então como podemos fazer isso?
É importante adotar algumas estratégias de gestão de tempo de forma a conseguir coordenar todas as atividades que temos para realizar.
O facto de não organizarmos as nossas tarefas diárias ou semanais tem como consequência a perda de foco. Esta última levará a que poucas tarefas estarão concluídas no plano desejado e a maioria das tarefas ainda por concluir, o que causará frustração.
Em primeiro lugar, é muito importante criar um cronograma de tarefas conforme também, o surgimento e prazos de conclusão das mesmas, de forma a organizar o plano de tarefas diário ou semanal. Ter a perceção do que tem para fazer, o que é urgente para hoje ou que poderá ser concluído amanhã, permitirá manter o foco e evitar o prolongamento/adiamento de tarefas importantes.
Este cronograma é essencial apenas para orientar as tuas horas de trabalho ou estudo e tempos livres para as tarefas que tens para realizar, não sendo necessário colocar nesse mesmo cronograma a enumeração de aula a aula que tens para frequentar por exemplo.
Juntamente com esse cronograma deverá constar o tempo estimado para cada tarefa e será importante que cumpres esse tempo, de modo a que não haja desvios entre o cronograma e o que efetivamente irás realizar, pois se o desvio for significativo, no final da semana ficarás na mesma com várias tarefas pendentes e o sentimento de frustração presente em ti. Na elaboração do teu cronograma de realização das tarefas que tens, deverás ordenar as tarefas por uma sequência lógica de prioridades e tarefas idênticas. Assim, as tarefas idênticas deverão ser realizadas numa ordem sequencial para manter o pensamento de trabalho.
Não é aconselhável diminuíres as tuas horas de sono em prol da duração extensiva das tarefas que tens para realizar, pois isso só prejudicará a tua capacidade de concentração e produtividade para realização das tarefas. Deves sim orientar o teu cronograma de tarefas e segui-lo da forma mais fiel que te for possível.
É necessário definir prioridades e o que não for prioritário deverá ser considerado mas num momento que estejas com a agenda/cronograma mais livre para que, não sintas a pressão de teres que fazer tudo no mesmo dia em tão pouco tempo. Por vezes, é apenas tudo uma questão de organização e manter sempre o foco no que realmente é prioritário em determinado dia.
Nesta definição de prioridades, deves sempre iniciar pelas tarefas mais complexas e só depois pelas tarefas mais simples, pois quando concluíres estas no tempo determinado verás que o teu nível de stress irá diminuir, pois o mais difícil já está. Quanto mais adiares as tarefas complexas maior será o teu nível de stress só de pensar nas mesmas, e não deves deixar que o stress te controlo mas sim o oposto – deves ser tu a controlar os teus níveis de stress e a relaxares quando assim achares que necessitas.
Deves fazer pausas regulares durantes as horas de trabalho/estudo de modo a que, o teu cérebro permita o descanso necessário e uma maior capacidade de concentração após a descontração.
No caso dos estudos, usa estratégias de decoração ou concentração que te animem e motivem por exemplo, se gostas de falar enquanto decoras a matéria então isola-te e fala; por sua vez, se te concentras mais a assistir vídeos sobre a matéria então faz-lho. Tudo de modo que, o teu método seja o mais eficiente possível para ti, pois não somos todos iguais e temos formas de orientação e concentração também elas distintas.
Deverás organizar o teu espaço de estudo/trabalho, deverá ser o mais silencioso possível, com o mínimo de distrações e com uma boa iluminação para que te sintas confortável. Quanto mais confortável te sentires mais motivação terás para a realização das tuas tarefas.
Outra dica essencial é dizeres NÃO à procrastinação, quanto mais mentalmente estiveres mentalizado que tens que realizar aquela tarefa e não arrastar no tempo, mais facilmente te encherás de coragem para a realizar.
Em contextos profissionais e com um cargo de responsabilidade, uma boa gestão do tempo de trabalho passa também pela delegação de tarefas aos colaboradores que te reportam. Não queiras fazer tudo sozinho, na maioria das situações, o trabalho em equipa funciona melhor que individualmente, claro no que diz respeito à realização de diversas tarefas.
Ainda neste contexto profissional é muito importante aprenderes a dizer que não. Quanto mais te propores para tarefas e nunca fazeres um filtro, chegará a um ponto em que não conseguirás dar resposta a tudo e entrarás em stress. É fundamental filtrar o que consegues realizar e dizer que não quando o nível de tarefas que tens para realizar ultrapassa aquilo que tu consegues. Há momentos que temos que pensar em nós próprios e sobretudo no nosso bem-estar!
E então, vais começar a fazer já o teu cronograma de tarefas? Desejamos-te uma boa gestão do teu tempo!